Ajanhallinta modernissa yhteiskunnassa. Miksi ihmisillä ei ole tarpeeksi aikaa ja miten oppia pysymään kaikessa. Perussäännöt väliaikaisen resurssin tehokkaalle hallinnalle. Ajanhallinta on kyky hallita tiettyihin toimintoihin käytettyä aikaa, hallita sitä viisaasti, analysoida työn tehokkuutta ja löytää lisäresursseja, mikä lisää tuottavuutta. Tällaiset taidot antavat henkilölle mahdollisuuden paitsi pysyä suunnitellussa toiminnassa, myös tehdä sen tehokkaasti ja pitää hauskaa. Tiedettä, joka tutkii oman tai jonkun toisen aikaresurssien suunnittelua ja hallintaa, kutsutaan ajanhallintaan.
Ajanhallinnan tarve
Kysymys ajanhallinnasta valtion tasolla nousi esiin ja sitä alkoi tutkia vakavasti Venäjällä jo 1920 -luvulla. Ehdotettiin erilaisia teorioita ja menetelmiä toiminnan tehokkuuden lisäämiseksi, muun muassa järjestämällä jokaisen henkilön henkilökohtainen tehokkuus.
1900 -luvun 70 -luvulla esiteltiin ajatus, että henkilökohtaisen ajanhallintajärjestelmän tulisi perustua yksilön tehokkaaseen ajatteluun, jota on kehitettävä. Vasta vuonna 2007 ajankäytön laitos ilmestyi yhteen Moskovan yliopistoista. Toisaalta aika ei ole rajaton resurssi, joten ei ole yllättävää, että meiltä puuttuu se usein. Toisaalta ajan kuluminen on kaikille päivän aikana sama. Joten miksi jotkut onnistuvat samalla hinnalla tekemään paljon enemmän kuin toiset ja saavuttamaan korkeamman tuloksen? Kyse ei ole tuntimäärästä, vaan niiden käytön tehokkuudesta.
Monet ihmiset erehtyvät ajatellessaan, että ajanhallinta on välttämätöntä vain työnjohtajille ja ihmisille, jotka eivät patologisesti tee mitään. Itse asiassa jokaisen on opittava hallitsemaan aikansa voidakseen menestyä paitsi työssä myös elämässä. Ajanhallinnan tehtävä ei ole ajaa sinua johonkin kehykseen. Päinvastoin, suunnittelun avulla voit laajentaa tätä kehystä, koska et itse huomaa, kuinka paljon aikaa, jos se käytetään oikein, voidaan vapauttaa. Ajanhallinnan tieteen hallitseminen kestää jonkun viikkoja ja toisten kuukausia. Kaikki riippuu useista tekijöistä:
- Tahdon vahvuus … Ilman tätä luonteenpiirrettä on periaatteessa vaikea saavuttaa mitään tuloksia. Siksi, jos jokin ei onnistunut ensimmäisellä kerralla, sinun ei tarvitse luopua. Sinun täytyy selvittää, miksi se ei onnistunut, ja tehdä se uudelleen.
- Aikaisempi suunnittelutaito … Jos henkilö osaa suunnitella joitakin tekojaan, esimerkiksi ostoksia, virkistystä, tapahtumien järjestämistä, hänen tulee tuntea suunnittelun perusperiaatteet. Tässä tapauksessa hänen on helpompi oppia hallitsemaan aikaa kuin jonkun, joka elää improvisoituna koko elämänsä. Kuitenkin mikään ei ole mahdotonta toisen ihmisryhmän kannalta, se voi vain kestää hieman kauemmin.
- Tuki … Kuinka usein henkilö tekee jotain yrityksen hyväksi: aloittaa tai lopettaa tupakoinnin, käy kuntosalilla, osallistuu kaikkiin tapahtumiin. On erittäin tärkeää saada tukea läheisiltä. Siksi, jos koko tiimi tai koko perhe tekee päätöksen ymmärtää ajanhallinnan taidon, tulos saavutetaan paljon nopeammin.
Tabu kun suunnittelet aikasi
Ennen kuin opit hallitsemaan aikasi, sinun on analysoitava, mihin se kestää 24 tuntia. Kun olet piirtänyt ainakin yhden päivästäsi tunteina ja minuutteina, näet, että suurin osa arvokkaasta resurssista tuhlataan.
Tarkastellaan tärkeimpiä tabuja ajanhallinnassa:
- Pitkä uni … Et voi mennä minnekään - sinun on nukuttava, jotta sinulla on voimaa viettää tehokkaasti loput ajasta. Terve uni on 8 tuntia. Mutta nukkuminen ennen lounasta on järjetöntä ajanhallintaa.
- Puhelinkeskustelut … Puhelin säästää ja tuhlaa aikaa. Toisaalta tiedot voidaan vastaanottaa tai lähettää nopeammin. Toisaalta tyhjä puhe vie joskus suurimman osan päivästä.
- Television katselu ja pelien pelaaminen … Tietenkin sinun täytyy levätä, ja jokainen ymmärtää tämän sanan merkityksen omalla tavallaan. Mutta seuraavan sarjan tai uuden "ampujan" katsominen ei voi ladata uutta voimaa eikä olla hyödyllistä.
- Huonoja tapoja … Ihmiset, joilla on epäterveellisiä tapoja, kuten tupakointi, käyttävät paljon aikaa päiväsaikaan pitääkseen taukoja. Näyttää siltä, että kupin kahvin juominen tai tupakointi on 2-3 minuutin kysymys, mutta päivämme koostuu näistä minuutteista.
Jokainen voi löytää muutamia muita pisteitä rutiinistaan, missä he viettävät aikaa, ja yrittää poistaa heidät elämästään tai ainakin vähentää niitä. Mitä nopeammin ihminen ymmärtää tämän, sitä nopeammin hän oppii arvostamaan ja käyttämään aikansa viisaasti.
Neuvoja! Mennyttä aikaa ei tarvitse katua. Tämä on täysin hyödytön harjoitus, koska se ei tule takaisin. Tästä lähtien on parempi oppia olemaan sallimatta sen hyödytöntä jätettä.
Ajanhallinnan opetuksen ominaisuudet
On olemassa erilaisia tekniikoita, jotka opettavat ajanhallinnan perusteet. Tästä aiheesta löytyy paljon temaattista tietoa Internetistä. Mutta on parempi, kun ammattilainen jakaa salaisuudet kanssasi. Tämän kysymyksen tutkimuksen lisääntynyt kysyntä luo tarjontaa. Ja nykyään maassamme kirjallisuutta painetaan suuria määriä ja järjestetään erilaisia ajanhallintaa koskevia koulutuksia.
Koulutus on yksi opetusmenetelmistä, jonka avulla voit hankkia tarvittavat tiedot, taidot ja kyvyt suoralla käytännön koulutuksella. Sen valtava etu on, että opiskelija ei vain havaitse ilmoitettuja tietoja, vaan voi heti soveltaa saamaansa tietoa käytännössä. Valmentajan ja samanhenkisten ihmisten kanssa käydään live-viestintää.
Huolimatta siitä, että ajanhallinnan perusperiaatteet ovat samat, koulutukset voidaan rakentaa eri tavoin. Jokainen kouluttaja päättää itse, miten hänen on helpompi välittää kokemuksensa koulutetulle yleisölle. Ajanhallintatunnit tarjoavat useita sääntöjä tai toimintoja, joita on noudatettava, jotta voidaan kehittää kykyä hallita aikaa.
Mutta sinun on ymmärrettävä, että matka itse koulutukseen, vaikka se olisi korkeasti koulutetun asiantuntijan suorittama, ilman ponnisteluja on hyödytön. Suunnittelu, suunnitelmien jakaminen tärkeiksi ja ei niin tärkeiksi, kiireellisiksi ja viivästyneiksi - kaikki tämä on tehtävä itse.
Toinen helpompi tapa saada tietoa elämän ja ajan hallinnasta on erikoiskirjallisuus. Tästä aiheesta ovat kirjoittaneet monia kirjoja sekä ulkomaiset että kotimaiset kirjailijat. Monet heistä ovat pääkouluttajia, joten voit tutustua materiaaliin ennen koulutukseen osallistumista. Kirjan etuna koulutukseen verrattuna on alhaisempi hinta, kyky lukea se sopivana ajankohtana ja lukea se uudelleen, tehdä muistiinpanoja.
Suosittuja kirjoja vuonna 2016, joissa kerrotaan, miten voit hallita aikaa tehokkaasti:
- "Suurin pitoisuus". Kirjoittanut Lucy Joe Palladino;
- "Helppo tapa lopettaa viivyttely." Kirjoittanut Neil Fiore;
- "Muse ja peto". Kirjoittanut Yana Frank;
- "Essentialismi". Kirjoittanut Greg McKeon;
- "Kuinka saada asiat järjestykseen." Kirjoittanut David Allen;
- Aika -ajo. Kirjailija Gleb Arkhangelsky;
- "365 päivää luovaa ihmistä. Päiväkirja ". Kirjoittanut Yana Frank;
- "Hyvä vuosi. Markkinoijan viikkolehti ". Lähettäjä Igor Mann;
- "Kuinka työskennellä 4 tuntia viikossa". Kirjoittanut Tim Ferris;
- "Taidetta pysyä perässä". Kirjoittanut Alan Lacaine.
Perussäännöt tehokkaaseen ajanhallintaan
Jos henkilö otti ensimmäisen askeleen, näki aikansa virheellisen suunnittelun ongelman ja haluaa ratkaista sen lähitulevaisuudessa, on välttämätöntä ymmärtää joitakin ajanhallinnan salaisuuksia. Seuraavat ohjeet opastavat sinua hallitsemaan aikasi oikein.
"Tapausten-loisten" poistaminen
Haasteena on analysoida päiväsi ja suunnitella se mahdollisimman yksityiskohtaisesti. On tarpeen kirjoittaa muistiin paitsi hyödylliset teot, jotka on tehty. Tämän pitäisi sisältää myös rentoutumista, viestintää ja muuta toimintaa. Nyt sinun on merkittävä ne kohdat, jotka voivat säästää aikaa ilman vaurioita. Nämä ovat "loistapauksia", jotka varastavat arvokkaita minuutteja. Jos haluat sulkea pois kaikki hyödyttömät toiminnot, sinun on analysoitava useampi kuin yksi päiväsi, mutta tulos ei ole pitkä. Viikon viettäminen tehtävälistallasi voi säästää paljon enemmän aikaa tulevaisuudessa poistamalla tarpeettomat asiat aikataulustasi.
Aikataulun ajoittaminen
Poistamalla "loistapaukset" aikataulustasi voit aloittaa järkevän ajan suunnittelun. Menestyvät ihmiset suunnittelevat jatkuvasti aikansa ja lisäävät siten työnsä tuottavuutta.
Suunnittelua ei kannata tehdä päässä, vaan paperilla. Sillä ei ole väliä, onko se nahkasidottu päiväkirja vai yksinkertainen paperi. On tarpeen kirjoittaa tapaukset niiden tärkeyden mukaan. Jos päivän aikana syntyy uusi tehtävä, se on myös kirjattava suunnitelmaasi ottaen huomioon prioriteetti suhteessa aiemmin suunniteltuun. Valmiit tapaukset on poistettava luettelosta. Se antaa voimaa ja stimuloi hedelmällistä toimintaa.
Suunnittelun pitäisi olla enemmän pienemmälle. Siirry vuoden suunnitelmista sujuvasti jokapäiväisiin suunnitelmiin. Jokaiselle tehtävälle on asetettava erityiset määräajat.
Ajanhallintakoulutuksissa valmentajat suosittelevat usein puun piirtämistä suurimman päätavoitteen ruumiillistumana. Siitä ulottuvat haarat ovat pieniä tehtäviä, jotka on ratkaistava matkalla kohti sitä. Jokainen haara voi haarautua monta kertaa, kunnes tehtävät on jaettu pieniksi, selkeiksi ja ymmärrettäviksi. Puiden piirtäminen tietysti joka päivä ei ole välttämätöntä, mutta suunnitelmasi visualisointi on sen arvoista. Ajanhallinnassa on 10/90 sääntö. Se on muotoiltu seuraavasti: 10% tehtävän ajoitukseen käytetystä ajasta säästää 90% sen suorittamiseen tarvittavasta ajasta.
Tahdonvoiman rakentaminen
Ei riitä, että opit suunnittelemaan aikasi oikein. On välttämätöntä noudattaa suunnitelmaa. Mutta usein tapahtuu, että aamulla nousit kipeä pää ja et halunnut tehdä harjoituksia; tuli töistä väsyneenä kotiin ja ei käynyt kursseja; suosikkielokuvasi näkyy televisiossa, ja olet siirtänyt tapaamisen uudelleen. Päivän järjestäminen alkaa itsesi järjestämisestä. Jos aluksi on vaikea uhrata suosikkiohjelmasi katsomista, voit katsella sitä laittamalla television keittiöön ja valmistamalla illallisen tällä hetkellä. Jos et halua tehdä suunniteltua juoksua aamulla tihkusateessa, voit ottaa soittimen mukaasi ja mieliala nousee. Suunnitelluista tapauksista ei tarvitse luopua, on syytä etsiä kompromissi ja täyttää ne ilolla.
Priorisointi
Ajanhallinnan taiteen vaikein osa on priorisoida oikein korostaen päätavoite ja toissijaiset tavoitteet. Näin voit järjestää tehtävät luetteloon oikein.
Päätehtävien tunnistamisen jälkeen on tarpeen analysoida, mitä seurauksia ilmenee, jos ne suoritetaan tai ei suoriteta ajoissa. Jos korostat tärkeimmän asian oikein, näet, että päätehtävän toteuttamisen määräaikojen rikkomisella on vakavia seurauksia.
Tärkeimmät ja vaikeimmat asiat on parasta tehdä aamulla. Näiden tuntien aikana aivot ovat levossa, tajunta on selkeä, huomio on maksimaalisesti keskittynyt. On tilanteita, joissa tehtävän suorittamiseen suunnitellaan vähemmän aikaa kuin todellisuudessa käytetään henkilöstä riippumattomista syistä. Siksi, jos suunnittelet tärkeitä asioita iltapäivällä, niitä ei ehkä tehdä ajoissa, minkä seurauksena on vakavia seurauksia.
Kaikki tapaukset voidaan jakaa ehdollisesti neljään ryhmään: kiireelliset ja tärkeät; tärkeä mutta ei kiireellinen; kiireellinen mutta ei tärkeä; ei kiireellinen eikä kovin tärkeä. On suositeltavaa kirjoittaa asiat päiväkirjaasi seuraavassa järjestyksessä:
- tärkeä ja kiireellinen;
- kiireellinen mutta vähemmän tärkeä;
- tärkeä mutta ei kiireellinen;
- muut.
Yhden ajanhallinnan säännön (Pareto -sääntö 20/80) mukaan oikea priorisointi voi säästää jopa 80% resursseista. Se on muotoiltu seuraavasti: 20% päätehtäviin käytetyistä toimista tuo 80% tehokkuudesta; puolestaan 80% merkityksettömien tehtävien toteuttamiseen käytetystä toiminnasta tuo vain 20% tuloksesta. Tämä taas viittaa siihen, että on tärkeää pystyä korostamaan tärkeä ja hylätä tarpeeton.
Työehtojen määrittäminen
Ajanhallintakyvyn kehittämiseksi sinun on asetettava selvät määräajat kullekin tehtävälle. Muuten sitä voidaan lykätä loputtomiin. Hänellä on tietty määräaika tehtävän suorittamiselle, ja hän pyrkii olemaan ajoissa. Tämän todistaa opiskelijoiden tuottavuuden lisääntyminen päivää ennen istuntoa, tämä esimerkki annetaan usein harjoitusten aikana. Joskus on hyödyllistä asettaa tällaiset määräajat itse, jotta voit keskittyä mahdollisimman paljon tehtävän suorittamiseen ja hyödyntää kaikki mahdollisuutesi. Älä käytä liikaa kokeiluja määräaikojen kanssa. Tämä voi johtaa ylikuormitukseen, voiman menetykseen ja muihin kielteisiin seurauksiin. Työn tekeminen sellaisenaan säästää paitsi aikaa myös energiaa. Jos kaikki pienet vaikeudet, joita syntyy matkalla päätavoitteeseen, ratkaistaan niiden tullessa, heillä ei ole aikaa muuttua ratkaisemattomien ongelmien lumipalloksi. Jos kaikki tehtävät on suoritettu, mutta voiman ja ajan avulla voit selviytyä lisätehtävästä, sitä ei tarvitse lykätä. Suoritettuaan tehtävän tänään, huomenna, henkilö on varma, että hänellä on aikaa suorittaa kaikki seuraavana päivänä suunnitellut toimet. Sinun ei pitäisi lykätä tänään aloitettujen ja itsellesi asetetussa määräajassa päättämättömien asioiden käsittelyä. Mikä tahansa tehtävä ratkaistaan nopeammin, kunhan vain keskityt siihen. Lykkäämällä työn valmistumista huomiseen, henkilö pakottaa itsensä virittymään ja keskittymään siihen, mikä on aikaa vievää.
Delegointi ja automaatio
Apua ei tarvitse pelätä. Lisäksi, jos on mahdollisuus uskoa tehtävien suorittaminen toiselle henkilölle, sitä on käytettävä. Aina hyvää tulosta ei voi saavuttaa vain yksin. On kannattavampaa käyttää aikaa opettaa toiselle henkilölle tietty tehtävä kerran kuin jatkuvasti tehdä se itse. Varsinkin jos se ei kuulu tärkeimpien luokkaan. Näin vapautunut aika voidaan käyttää tärkeämpiin tehtäviin.
Tiettyjen prosessien automatisoinnilla on yhtä tärkeä rooli tehokkaan ajanhallinnan prosessissa: sähköposti -ilmoitusten automaattinen lajittelu, automaattiset säännölliset maksut jne. Kaikki, mikä toimii ilman osallistumistasi, säästää lisäaikaa.
Täysi lepo
Sinun on suunniteltava paitsi työaikaasi myös lepoasi. Lisäksi monet asiantuntijat suosittelevat tästä päivästä alkaen päiväkirjan täyttämistä. Ilman asianmukaista lepoa ihminen ei voi työskennellä tuottavasti, joten tätä menestyksen osaa ei saa unohtaa.
Jotkut ihmiset pyrkivät olemaan ajassa niin paljon kuin mahdollista, tietoisesti kieltävät itselleen kaikki nautinnot ja yrittävät käyttää jokaisen minuutin liiketoimintaan. Tämän seurauksena tuottavuus laskee, koska väsynyt ihminen ei voi keskittyä ja tehdä nopeita ja viisaita päätöksiä.
Lepo pitäisi olla täydellinen. Kun vietät aikaa perheen tai ystävien kanssa, sinun on nautittava kommunikaatiosta, älä ajattele uusia liiketoimintasuunnitelmia tai suunnitelmaa tavata pääsi kanssa kumppani. Ja tämä ei auta asiaa, ja se aiheuttaa läheisten ihmisten tyytymättömyyttä. Kuinka hallita aikaa - katso video:
Kyky hallita aikasi mahdollistaa henkilön olla menestyvä ja onnellinen. Siksi ei ole tarpeetonta ymmärtää tätä taidetta paitsi pään, vaan myös kotiäidin kannalta. Eri lähteistä voit laskea erilaisia menetelmiä, tekniikoita ja sääntöjä tehokkaaseen ajanhallintaan, mutta ne kaikki perustuvat samoihin periaatteisiin: pätevä suunnittelu ja priorisointi. Tämän tieteen perusteet hallittuaan jokainen voi muotoilla omat säännöt elämän ja ajan hallitsemiseksi.
